Hinweisgebersystem – Whistleblowing

Was ist Whistleblowing?

Die Praxis, inakzeptables Verhalten zu melden, nennt man „Whistleblowing“. Bei der Schoellerbank ist diese Praxis erwünscht und angesehen als ein Beitrag, den jede und jeder von uns leisten kann, um sich selbst, Kolleginnen und Kollegen, das Bankgeschäft und die Reputation der Bank im Allgemeinen zu schützen.

Es können Verstöße gegen folgende Regelungen über das Hinweisgebersystem der Schoellerbank gemeldet werden:

• Bestechungs- und Korruptionsvorfälle
• Kartellrechtliche Verstöße
• Insiderhandel
• Marktmanipulation
• Missbrauch vertraulicher Kunden- und Unternehmensdaten
• Bilanzfälschungen
• Geldwäsche
• Verstöße gegen Finanzsanktionen
• Falscher Umgang mit Spenden und Sponsoring
• Betrugsdelikte und Fälle von Untreue
• sonstige Vorkommnisse, die Risiken für die Bank beinhalten können.

Fragen & Antworten

Wie funktioniert das SpeakUp®-System?

Web: Rufen Sie die SpeakUp® Web Service Seite auf (über einen Hyperlink oder durch Eingabe der URL), geben Sie den entsprechenden Zugangscode ein und hinterlassen Sie Ihre Nachricht. Innerhalb einer Woche können Sie zum Web Service zurückkehren und eine Antwort lesen. Sie können auf diese Antwort antworten. Dieser Kommunikationszyklus kann endlos wiederholt werden.

Telefon: Sie wählen die Rufnummer, geben Ihren Zugangscode ein und hinterlassen Ihre Nachricht. Während Ihres Anrufs werden Sie nicht mit einer Telefonistin sprechen. Alle Anweisungen sind bereits aufgezeichnet und führen Sie problemlos durch den Vorgang. Innerhalb einer Woche können Sie zurückrufen, um die Antwort des Unternehmens zu hören. Sie können an diese Antwort eine neue Folgemeldung anhängen. Dieser Gesprächszyklus kann endlos wiederholt werden.

Wer betreibt das SpeakUp®-System?

Der Dienst wird von People Intouch, einem unabhängigen niederländischen Unternehmen, betrieben. People Intouch ist für die Verarbeitung aller Nachrichten verantwortlich. Das Unternehmen wurde 2004 gegründet und hat seinen Sitz in Amsterdam.

Kann ich eine anonyme Meldung machen?

Ja, Sie können eine Meldung anonym einreichen und Ihre Vertraulichkeit wird gewahrt. Wir empfehlen Ihnen jedoch, sich zu identifizieren, da es schwieriger und in einigen Fällen sogar unmöglich ist, Meldungen zu untersuchen, die anonym eingereicht werden.

Was ist, wenn ich mit meiner Meldung identifiziert werden möchte?

Wenn Sie möchten, können Sie sich in Ihre Meldung namentlich abgeben. Wir empfehlen Ihnen, sich zu identifizieren, um die bestmöglichen Voraussetzungen für eine effektive Untersuchung zu schaffen.

Kann meine Identität festgestellt werden?

Die Bank Austria erhält eine getippte Wort-für-Wort-Abschrift Ihrer Meldung. Sie haben die volle Kontrolle über den Inhalt der Nachricht, die Sie hinterlassen: Wenn Sie Ihre Kontaktdaten in Ihrer Nachricht hinterlassen, wird das SpeakUp®-System diese an die Bank Austria weiterleiten. Wenn Sie keine Kontaktdaten hinterlassen, wissen das SpeakUp®-System und die Bank Austria nicht, wer Sie sind.

Kann das Unternehmen meine Verbindungsdaten zurückverfolgen?

Nein, das SpeakUp®-System wird von People Intouch betrieben. Die Schoellerbank hat keinen Zugriff auf die Verbindungsdaten. Telefondaten oder IP-Adressen werden niemals an die Schoellerbank weitergegeben.

Kann ich Dokumente hinterlassen?

Ja, der SpeakUp® Web Service ermöglicht es Ihnen (elektronische) Dokumente anzuhängen. Wenn Sie eine Nachricht über das Telefonsystem hinterlassen haben, können Sie sich mit derselben Fallnummer in das Websystem einloggen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Wenn Sie bereits eine Fallnummer haben". Hier können Sie Ihr (elektronischen) Dokumente hinterlegen. Wenn Sie anonym bleiben möchten, vergewissern Sie sich bitte, dass Ihre Kontaktdaten weder in den Anhängen noch in den Eigenschaften des Dokuments genannt werden.

Was ist, wenn ich mich nicht mehr an meine Fallnummer erinnere?

Wenn Sie Ihre Fallnummer verloren haben, bitten wir Sie, Ihre Nachricht noch einmal mit einer neuen Fallnummer zu hinterlassen. Wenn Sie Ihre Nachricht für den ersten Anruf aufgeschrieben hatten, wird dies nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Verwenden Sie die neue Fallnummer für alle weiteren Mitteilungen.

Was passiert, nachdem ich eine Meldung eingereicht habe?

Ihre Meldung wird seitens Compliance sorgfältig geprüft und bewertet. Wenn Ihre erste Meldung nicht genügend Informationen/Beweise enthält, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen und Sie bitten, uns weitere Informationen/Beweise zu liefern. Eine Fallakte wird angelegt, wenn Ihre Meldung ein Minimum an verwertbaren Informationen und Beweise enthält. Jede Untersuchung, die auf Ihre Meldung zurückgeht, wird professionell und vertraulich behandelt. Wir werden nur die Personen einbeziehen, die je nach der Art der Angelegenheit einbezogen werden müssen. Nach Abschluss der unserer Untersuchung werden Sie entsprechend informiert.